Vedlegg til sak 17/17

Medlemsdokumentasjon

Medlemmer og medlemskap hentet fra Frivillige Norge

Medlemsbaserte frivillige organisasjoner er en av bærebjelkene i sivilsamfunnet. De skaper sosiale fellesskap og gir medlemmene mulighet til å engasjere seg i samfunnet og delta i saker og aktiviteter de brenner for. I denne artikkelen gis en beskrivelse av medlemsbegrepet slik det normalt brukes i relasjon til frivillige organisasjoner, og hvilke forventninger som kan bli stilt til en forening som oppgir å ha et bestemt antall medlemmer.

Organisasjonene blir lyttet til som viktige aktører og talerør for sakene de er opptatt av. Derfor forventes det også at frivillige aktører som bruker medlemsbegrepet om deltakere og sympatisører ikke bryter med forventningene til frivillige organisasjoner som demokratiske møteplasser. Publikum, presse og myndigheter i Norge forventer også at organisasjonene kan dokumentere det medlemstallet de oppgir i form av medlemsregistre og innkreving av medlemskontingent. Dokumentasjon/medlemsregister

Det er mange fordeler med å ha oversikt over hvem som er organisasjonens medlemmer. Det er en forutsetning for organisasjonsdemokratiet og det gjør det enklere å sende ut informasjon, kreve inn kontingenter og sørge for at medlemmene blir kjent med arrangementer og aktiviteter.

I tillegg til oversikt over egen medlemsmasse, kan det være nødvendig å dokumentere medlemskapene ved bruk eller kontroll etter bruk av offentlig støtte eller støtte fra private stiftelser eller givere. For å dokumentere medlemmene må man kunne vise til mer enn medlemsliste eller frammøteliste. Organisasjonen bør ha kontroll på samtykke, navn, fødselsår, kontaktinformasjon samt innbetaling av kontingent.

Mange kommuner og enkelte offentlige etater har en eller flere støtteordninger forbeholdt frivillige medlemsbaserte lag og foreninger. Eksempler på dokumentasjonskrav som stilles for å dokumentere medlemstall er signerte verveskjema eller tilsvarende, samt at det kan spores en bekreftet innbetaling eller bankoverføring hos hvert medlem. Medlemmene en kan redegjøre for blir ofte referert til som “tellende medlemmer” og det er vanlig at en revisor må gå god for dette. Som regel er det tallet ved forrige årsslutt en benytter når en skal redegjøre for antall medlemmer.

Også private donorer, som stiftelser, innsamlingsaksjoner osv. kan kreve at organisasjonene dokumenterer medlemstall dersom antall medlemmer har vært en forutsetning for at organisasjonen skal motta støtte.

Medlemsopplysninger er fortrolig informasjon. Det vil si at de ikke skal legges åpent ut på nett. Organisasjonen må sørge for at det kun er tillitsvalgte, ansatte i organisasjonen eller andre som har fått fullmakt av styret i organisasjonen til å stå for den direkte medlemskontakten, som har innsyn i disse.

Det er ikke fritt frem for organisasjonene å registrere opplysninger om medlemmene som ikke er relevante for medlemskapet. Det er et generelt forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger, som etnisk bakgrunn, politisk eller religiøs oppfatning og helseforhold. Organisasjonene kan heller ikke videreformidle opplysningene i sine medlemsregistre til en utenforstående part uten medlemmenes samtykke. Enhver som er ført i et register har videre rett til innsyn i egne opplysninger. Forskjellige typer medlemskap

Før en kan rekruttere medlemmer må en bestemme hva slags tilknytning medlemmene skal ha til organisasjonen. Det er vanlig med personlige medlemmer, familiemedlemskap og støttemedlemskap. Det fins i tillegg kombinasjoner og mellomformer. Ulike typer medlemskap innebærer som regel ulike medlemsrettigheter og kontingentsatser.

Personlige medlemmer – Alle demokratiske rettigheter

De personlige medlemmene, også kalt ordinære medlemmer, er grasrota i organisasjonen. Medlemmene har alle demokratiske rettigheter, som å stille til valg og å stemme på generalforsamling/landsmøte/årsmøtet.

Generalforsamlingen/landsmøtet/årsmøtet er møteplassen medlemmene har for å utøve innflytelse over organisasjonen, enten ved oppmøte selv eller gjennom en lokallags- eller fylkeslagsdelegasjon. Utgangspunktet er ett medlem, en stemme, og gjennom valg av tillitsvalgte, budsjett og andre vedtak på årsmøtet bestemmer medlemmene hva organisasjonen skal gjøre.

De personlige medlemmene er ryggraden i organisasjonen, som deltar på aktivitetene og som gjennom organisasjonsdemokratiet bestemmer hva og hvordan aktivitetene skal være.

Frivillige organisasjoner gjennomfører aktivitetene etter medlemmenes interesser, slik formålsparagrafen gir grunnlag for. Formålet til en organisasjon holder seg over tid, mens medlemsmassen fornyer seg. Et velfungerende medlemsdemokrati innebærer at organisasjonen opererer i takt med medlemmenes ønsker.

Familiemedlemskap – Representerte rettigheter

Familiemedlemskap er den vanligste formen for kollektivt medlemskap i frivillige organisasjoner, og vil som oftest betyr at husstanden tegner ett medlemskap og at alle som tilhører husstanden kan benytte seg av organisasjonens aktiviteter. Siden medlemskap i en organisasjon bør være basert på samtykke, er det kun hovedmedlemmet eller kontaktpersonen, som har demokratiske rettigheter i organisasjonen.

Rent praktisk tegnes et hovedmedlem pr husstand med et fritt antall tilleggs medlemmer, eller et medlemskap for hele familien med én kontaktperson.

Støttemedlemmer – Normalt uten demokratiske rettigheter

Støttemedlemskap er ofte et givermedlemskap, hvor en støtter organisasjonen med en kontingent, men uten at man har medlemsdemokratiske rettigheter eller deltar på organisasjonens aktiviteter og arrangementer. Støttemedlemmer mottar gjerne informasjon om organisasjonsdriften; som medlemsblad og publikasjoner.